KIWI BOX · KUNDEN & ANGEBOTE
Kunden, Angebote, Rechnungen — an einem Ort
Wenn Kunden, Angebote und Rechnungen auf denselben gepflegten Angaben beruhen, kann das Büro einen Vorgang leichter fortsetzen. Odoo Community stellt dafür gemeinsame Arbeitsbereiche bereit. Welche Übergaben ohne erneute Eingabe funktionieren, hängt von den eingerichteten Modulen und Abläufen ab.
Werkzeug in der Praxis
Ein Vorgang zeigt, was als Nächstes gebraucht wird
Im Musterauftrag M-026 stehen Umfang, offene Angaben und nächster Schritt zusammen. Das erleichtert die Übergabe zwischen Büro und Kalkulation.
So sieht das Ergebnis aus
Aufnahme einer vorbereiteten Testinstanz mit erfundenen Daten. Ein neu gestarteter Demobereich kann andere Beispieldaten enthalten. Die Ansicht zeigt den angelegten Beispielvorgang M-026. Kontakt, Umsatz und nächste Tätigkeit sind noch zu ergänzen; ein Angebot wurde nicht freigegeben.
Das Beispiel Schritt für Schritt
Der Platz im Arbeitsweg: Im gemeinsamen Arbeitsweg hält Odoo den Kunden- und Angebotsstand fest. Im Lehrfall M-026 bedeutet das: Aufgabe, 40 Halterungen, Unterlagenverweis und nächster Schritt sind zusammen auffindbar.
Die folgenden weiteren Beispiele übertragen diese Aufgabe auf den Betriebsalltag.
Die Vertretung erkennt den nächsten Schritt.
Sind Kundenhistorie, Angebot und offene Aufgabe am Vorgang gepflegt, kann sie die benötigten Angaben gemeinsam prüfen.
Nachfassen ist vereinbart.
Eine eingerichtete Wiedervorlage zeigt Kontaktanlass, Person und Termin. Ob nachgefasst wird, bleibt eine Aufgabe im Team.
Angaben werden gezielt weiterverwendet.
Für bestätigtes Angebot, Auftrag und Rechnung wird geprüft, welche Felder die eingerichteten Module übernehmen. Notwendige Ergänzungen und Kontrollen bleiben sichtbar.
Wann diese Aufgabe im Betrieb auffällt
Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand. Das Angebot steckt in einer E-Mail, die Preise in einer Tabelle, die letzte Absprache beim gerade abwesenden Kollegen. Vor einer Antwort muss das Büro die Angaben zusammensuchen. Diese Unterbrechung bindet Zeit, die für andere Vorgänge gebraucht wird. Die Szene beschreibt einen möglichen Alltag, kein gemessenes Kundenergebnis.
Die fehlende gemeinsame Zuordnung lässt sich prüfen: Welche Angaben braucht die Vertretung, wo liegen sie und wer hält sie aktuell? In passend eingerichteten Odoo-Bereichen können Kunde, Angebot und weitere Vorgänge aufeinander verweisen. Ein Musterauftrag zeigt, ob diese Zuordnung Ihren nächsten Arbeitsschritt erleichtert.
Was Odoo im Betriebsalltag übernimmt
Ein bestätigter Auftrag soll im Büro weiterbearbeitet werden, ohne dieselben Angaben neu zusammensuchen zu müssen. Odoo kann dafür Kunden, Angebote und weitere eingerichtete Bereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis führen. Der tatsächlich verfügbare Umfang hängt von Ausgabe, Modulen und Einrichtung ab. Prüfen Sie den benötigten Weg vom Kundenkontakt bis zur Abrechnung mit einem Musterfall.
Anfragen und Verkaufschancen im Blick
Sind Verkaufsphasen und Aktivitäten eingerichtet, lassen sich offene Anfragen mit Zuständigkeit und Wiedervorlage führen. Das Team erkennt dann bei gepflegten Einträgen, welche Klärung oder welcher Kontakt als Nächstes ansteht.
Angebote, die zu Aufträgen und Rechnungen werden
In den eingerichteten Verkaufs- und Rechnungsbereichen können Angaben aus einem bestätigten Angebot weiterverwendet werden. Vor der Übernahme werden Positionen, Preise, Freigabe und die Anforderungen an die Rechnung geprüft. Der Zahlungseingang braucht den dafür eingerichteten Abgleich.
Einkauf und Lager ohne Zettelwirtschaft
Mit eingerichteter Lager- und Einkaufsverwaltung lassen sich Bedarf und Bestand einem Vorgang zuordnen. Nachbestellregeln können auf hinterlegte Mindestbestände reagieren. Ob Material rechtzeitig verfügbar ist, wird zusätzlich mit Lieferzeiten und tatsächlichem Wareneingang abgeglichen.
Projekte und Termine am Auftrag
Sind Aufgaben und Kalender passend eingerichtet, lassen sich Zuständigkeiten und Termine am Vorgang festhalten. Ein Abgleich mit externen Kalendern wird für die verwendeten Konten und Module gesondert geprüft.
Vorhandene Daten mitnehmen
Vorhandene Listen können einen Einstieg erleichtern, wenn ihre Spalten und Kennungen zum Zielbereich passen. Ein Probeimport mit Kontakten oder Artikeln zeigt Zuordnungsfehler, bevor der gesamte Bestand übernommen wird.
Offizielle Funktionen und Editionsunterschiede
Die folgenden Funktionen beziehen sich auf die verlinkte Dokumentation. Welche davon für Ihren Einsatz eingerichtet sind, klären wir am konkreten Vorhaben.
Vom Kontakt zum Auftrag
CRM verwaltet Kontakte und Verkaufschancen. Die Verkaufsanwendung führt Angebote, Aufträge, Lieferung und Abrechnung zusammen. Produkte, Preisregeln und wiederkehrende Vorlagen ergänzen den Ablauf.
Weitere Betriebsbereiche anbinden
Das Odoo-Angebot umfasst auch Einkauf, Lager, Fertigung, Projekte, Zeiterfassung, Personal und Website-Funktionen. Eine Verbindung entsteht durch passend eingerichtete Module und einen abgestimmten Datenbestand.
Edition und Landesfassung prüfen
Community und Enterprise enthalten unterschiedliche Funktionen. Buchhaltung, Berichte und weitere Fachanwendungen hängen zusätzlich von Version, Modulen und länderspezifischer Einrichtung ab. Sie sind kein pauschaler Bestandteil der Kiwi-Demo.
Zusätzliche Funktionen im Detail
Nach einem ersten geordneten Kundenablauf können weitere Aufgaben hinzukommen. Für jeden Bereich wird vorab geprüft, ob er zur eingesetzten Ausgabe gehört, welche Einrichtung nötig ist und wer ihn im Alltag pflegt.
Kassensystem
Kasse für Laden und Theke
Eine passend eingerichtete Kasse kann Verkäufe mit Artikel- und Bestandsdaten verbinden. Geräte, Zahlungsanbindung und Verhalten bei Verbindungsunterbrechung werden für den konkreten Kassenplatz getestet. Ein bestimmtes Gerät oder die Erfüllung steuerlicher Anforderungen folgt nicht allein aus der Softwarewahl.
Aktivitäten
Nächste Kontakte nachvollziehbar planen
Wird eine Aktivität mit Person und Termin am Vorgang gepflegt, bleibt der nächste Kontakt nachvollziehbar. Prüfen Sie im Team, wie fällige Aufgaben gesehen, übernommen und abgeschlossen werden.
Discuss
Interner Chat am Vorgang
Interne Nachrichten können Absprachen am passenden Vorgang ergänzen. Welche Gesprächs- und Konferenzfunktionen eingerichtet werden und welche Dienste daran beteiligt sind, wird gesondert festgelegt. Wichtige Entscheidungen gehören weiterhin in den gepflegten Auftragsstand.
Fertigung
Fertigung mit Stücklisten
Wer aus Einzelteilen eigene Produkte baut, plant Materialbedarf und Arbeitsschritte über Stücklisten und hakt Aufträge am Werkstatt-Tablet ab — statt Excel-Listen zu pflegen.
Website-Baukasten
Website aus demselben System
Wird ein Kontaktformular mit dem zuständigen Kundenbereich verbunden und die Zuordnung geprüft, können seine Angaben dort zur Bearbeitung bereitstehen. Pflichtfelder, Einwilligung und Ausnahmefälle werden vor der Nutzung erprobt.
E-Mail-Marketing
Newsletter ohne Adress-Export
Ein eingerichteter Versandbereich kann passende Empfänger aus dem gepflegten Kontaktbestand verwenden. Versandgrundlage, Auswahl, Abmeldung und beteiligter E-Mail-Dienst werden vorab geprüft. Ein gemeinsamer Datenbestand allein erlaubt noch keinen Versand.
Kundenkontakte ordnen oder Geschäftsaufgaben verbinden?
Kundenverwaltung oder mehrere verbundene Geschäftsaufgaben? Odoo umfasst je nach Ausgabe und eingerichteten Modulen neben Kundenkontakten auch Angebote und weitere betriebliche Vorgänge. Dadurch lohnt die Prüfung, wenn mehrere solche Aufgaben zusammengehören.
Geht es zunächst um Kontakte, Absprachen und nächste Aktivitäten, vergleichen Sie den gleichen Musterfall mit CentralStation CRM und Pipedrive. Deren Vorstellungen erklären die Kundenhistorie beziehungsweise Verkaufsphasen. Die Vorauswahl hängt am Arbeitsumfang, nicht an der längsten Funktionsliste.
Prüfen Sie benötigte Funktionen, Übernahme und Export sowie laufende Kosten je konkretem Tarif. Vorhandene Buchhaltung oder Branchenprogramme werden dabei einbezogen.
Nutzen Sie für den Vergleich denselben Musterfall M-026 und die vier Prüfungen. So sehen Sie an einer konkreten Aufgabe, was die jeweilige Lösung leisten muss.
Beim Einrichten beachten
Bearbeitungsstand und nächste Aufgabe sind zwei verschiedene Dinge
Ein Angebot steht seit Tagen auf „offen“. Das Büro wartet auf eine technische Rückfrage, die Vertretung denkt dagegen, der Kunde müsse entscheiden. Der Status allein erklärt nicht, wer als Nächstes handelt. Dadurch kann eine nötige Klärung liegen bleiben. Halten Sie deshalb Handlung, zuständige Person und Termin am Vorgang fest. Wenn Aktivitäten in Odoo eingerichtet und gepflegt werden, ist dieser nächste Schritt dort nachvollziehbar.
Beispiel: Eine Verkaufschance bleibt in der Phase „Angebot“. Als nächste Aktivität ist festgehalten: technische Rückfrage zum Anschluss klären, zuständig Büro, bis Dienstag. Nach der Antwort wird die Aktivität abgeschlossen und der nächste Schritt gesetzt.
Das Diagramm trennt die vier Angaben. Diese Regel ist auch dann hilfreich, wenn Sie mit einem vorhandenen Branchenprogramm arbeiten. Die Software unterstützt sie; gepflegt werden muss sie im Alltag.
Hilfestellung anzeigen
Öffnen Sie drei Vorgänge. Wenn nur „offen“ oder „in Bearbeitung“ eingetragen ist, ergänzen Sie Handlung, Person und Termin.
Funktion nachlesen: Odoo: Aktivitäten. Die Beispiele beschreiben eine mögliche Arbeitsweise.
Vor dem Import prüfen: Ist es derselbe Kunde oder nur derselbe Name?
In einer Liste steht „Müller GmbH“, in einer zweiten „Müller, Werk 2“. Werden beide ungeprüft importiert, können doppelte Kontakte oder falsch zugeordnete Rechnungsanschriften entstehen. Der gleiche Name beweist ebenso wenig dieselbe Identität wie ein abweichender Name zwei verschiedene Kunden. Eine vereinbarte Zuordnungsregel betrachtet Kundennummer, Anschrift und Ansprechpartner gemeinsam. Ein kleiner Probeimport zeigt, welche Fälle vor der Übernahme geklärt werden müssen.
Beginnen Sie mit einer kleinen Auswahl, in der auch schwierige Fälle vorkommen: mehrere Lieferorte, fehlende E-Mail-Adresse oder ein bereits vorhandener Kontakt. Vergleichen Sie anschließend die importierten Datensätze mit der Ausgangsliste.
Der Ablauf ist eine Prüfreihenfolge für eine geplante Übernahme. Zuordnungen und offene Fälle werden vor dem großen Import geklärt. Rechnungs- und Steuerangaben stimmen Sie mit den zuständigen Fachleuten ab.
Hilfestellung anzeigen
Wenn eine solche Kennung fehlt, klären Sie zuerst die Zuordnungsregel. Ein Probeimport mit wenigen bekannten Datensätzen zeigt Unklarheiten früher als die Übernahme des gesamten Bestands.
Offen, überprüfbar, in Ihrer Hand
Odoo Community ist freie Software unter der LGPL-3-Lizenz: Der Quellcode liegt offen, der Betrieb gehört Ihnen. In der Kiwi Box läuft die Anwendung auf eigener Infrastruktur in Deutschland — ohne Abhängigkeit von der Cloud eines einzelnen Anbieters.
Zum Weiterlesen in der offiziellen Dokumentation (deutsch):
- CRM — Kunden und Verkaufschancen
- Verkauf — Angebote und Aufträge
- Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Lagerverwaltung
Odoo ist ein Produkt der Odoo S.A. Die Kiwi Box ist ein Angebot von Arnold Pereta und steht in keiner Partnerschaft mit dem Hersteller — wir richten die freie Community-Ausgabe für Ihren Betrieb ein und betreiben sie.
Mehr aus der Kiwi Box: Nextcloud · LibreChat · Outline · OpenProject · Paperless-ngx · DocuSeal
Durchgängiger Musterfall M-026 · erfundene Angaben zur Veranschaulichung
Welches Werkzeug braucht dieser Ablauf wirklich?
Entscheidungsbaum · Muster M-026
Das passende Werkzeug zeigt sich daran, ob Ihr Team den Musterfall nachvollziehbar bearbeiten kann.
Prüfen Sie M-026 zunächst im vorhandenen Programm: Lassen sich Kunde, Zeichnungsstand, Menge, Zuständigkeit und nächster Schritt zuverlässig zusammenhalten? Wenn das gelingt, kann eine bessere Vorlage bereits eine passende erste Etappe sein.
Fehlt vor allem der gemeinsame Überblick über Kontakte und nächste Aktivitäten, lohnt der Vergleich einer Kundenverwaltung. Sollen außerdem Angebote und weitere Geschäftsvorgänge verbunden werden, kommt Odoo als Kandidat in die Prüfung. Der mögliche Umfang hängt von Ausgabe und eingerichteten Modulen ab.
Vier Prüfungen vor einer Softwareentscheidung
Alltag: Kann eine zweite Person den Vorgang übernehmen und eine Rückfrage erkennen?
Änderung: Bleiben neuer Zeichnungsstand, Freigabe und betroffene Zusagen nachvollziehbar?
Betrieb: Sind Pflege, Unterstützung und laufende Kosten für den vereinbarten Umfang geklärt?
Wechsel: Lassen sich die benötigten Angaben und Unterlagen in einer nutzbaren Form wieder herausgeben?
Der Entscheidungsbaum ist eine erste Orientierung. Die Probe mit Ihrem Ablauf entscheidet, welche Lösung passt. Der anschließende Vergleich ordnet die Anwendungen nach ihren Aufgaben ein.
Nach dieser Entscheidung wählen Sie eine begrenzte Probe. Sie können Odoo mit derselben Aufgabe gegen Ihre vorhandene Lösung prüfen und anschließend die nötige Einrichtung besprechen.
Ihr Abnahmekriterium:
Eine zweite Person findet den Vorgang, erkennt den gültigen Stand und kann den nächsten Schritt erklären.
Wann wir zuerst die Arbeitsweise klären
Wenn niemand festlegt, wer eine Rückfrage beantwortet oder eine Zeichnung freigibt, muss diese Verantwortung zuerst vereinbart werden. Diese Entscheidung lässt sich in keinem Programm durch zusätzliche Felder ersetzen.
Probieren Sie es aus — direkt im Browser
Die Kiwi-Box-Demo enthält einen vorbereiteten Musterbetrieb mit Kunden, Angeboten, Rechnungen, Lager und Projekten. Ohne Installation, ohne Anmeldung, mit eigenem Bereich für Ihren Besuch.
- Öffnen Sie in der Demo die Kachel „Kunden & Angebote“ und sehen Sie sich einen Kundendatensatz mit seiner Historie an.
- Ziehen Sie auf dem Verkaufs-Board eine Verkaufschance in die nächste Phase.
- Öffnen Sie das Beispielangebot WB-2026-014 über 4.200 Euro und sehen Sie sich Positionen, Preise und PDF-Ansicht an.
- Verfolgen Sie den Weg weiter zur zugehörigen Rechnung.
- Werfen Sie einen Blick auf das Projekt-Board und den Kalender des Musterbetriebs.
Was ist in der Demo tatsächlich vorbereitet?
Die Demo-Kachel konzentriert sich auf Kunden und Angebote mit vorbereiteten Beispieldaten. Die gesamte Odoo-Produktpalette ist damit nicht zugesagt. Vor einem Betriebseinsatz legen wir benötigte Module, Zuständigkeiten, Übernahme vorhandener Daten und die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung fest.
Geprüfte Informationsgrundlagen, Stand 13. Oktober 2026:
Eine eigene Aufgabe sinnvoll erproben
Im Probeauftrag zeigt sich, ob die Vertretung mit den vorhandenen Angaben weiterarbeiten kann. Für die Einführung empfehlen wir deshalb folgende Prüfungen:
Mit dem benötigten Vorgang beginnen.
Richten Sie zunächst Kundenstand, Angebot und nächste Aktivität ein. Weitere Bereiche folgen erst, wenn das Team diesen Weg nutzen und pflegen kann.
Stammdaten vor der Übernahme prüfen.
Mehrfach angelegte Kunden oder unklare Artikelbezeichnungen verschwinden durch einen Import nicht. Legen Sie Kennungen und Zuordnungsregeln fest.
Abrechnung mit dem Steuerbüro abstimmen.
Ob deutsche Buchhaltungsanforderungen und eine DATEV-Übergabe abgedeckt sind, hängt von Ausgabe, Landesmodulen und Zusatzmodulen ab. Den konkreten Export prüfen Sie gemeinsam am Musterfall.
Wann ein kleinerer Umfang genügt.
Für eine einfache Rechnungserstellung kann ein schlankeres Werkzeug ausreichen. Zusätzliche Module sind erst sinnvoll, wenn eine konkrete Übergabe davon profitiert. Nutzung unterwegs, Finanzbuchhaltung und besondere Nachweispflichten werden vor einer Entscheidung anhand der eingesetzten Ausgabe geprüft.
Häufige Fragen zu Odoo in der Kiwi Box
Was kostet Odoo — brauchen wir ein Lizenz-Abo pro Nutzer?
Für Odoo Community fällt grundsätzlich keine Herstellergebühr je Nutzerkonto an. Zusätzliche Module können eigene Bedingungen haben. Einrichtung, Datenübernahme, Betrieb und Betreuung werden für den benötigten Umfang vereinbart.
Bleiben unsere Kundendaten in Deutschland?
Für die Kiwi Box ist ein selbst gehosteter Odoo-Betrieb auf einem Server in Deutschland vorgesehen. Zusätzlich werden Sicherungen, E-Mail, Zugriffsrechte und verbundene Dienste betrachtet. Erst dieser gesamte Datenweg beschreibt, wer welche Kundenangaben verarbeitet.
Können wir bestehende Kunden- und Artikeldaten übernehmen?
Ja. Odoo bringt eine Import-Funktion für CSV- und Excel-Dateien mit, inklusive Vorlagen für Kontakte, Produkte und Bestände. Wie aufwendig die Übernahme wird, hängt von Struktur und Qualität der vorhandenen Daten ab.
Wie viel Einarbeitung braucht das Team?
Listen-, Board- und Detailansichten folgen in allen Bereichen demselben Grundmuster — einmal verstanden, kehrt es überall wieder. Den sinnvollen Umfang für Ihren Betrieb besprechen wir im Erstgespräch; in der Demo können Sie die Bedienung vorher selbst prüfen.
Sind Kundenverwaltung, Rechnungen und Lager getrennte Programme?
Die Bereiche können auf gemeinsamen Daten arbeiten, wenn die benötigten Module eingerichtet sind. Welche Angaben von Angebot zu Auftrag oder Rechnung übernommen werden, prüfen wir am vereinbarten Ablauf. Eine automatische Projektanlage ist davon getrennt zu prüfen.
Komme ich als Nicht-Techniker damit zurecht?
Prüfen Sie in der Demo eine typische Aufgabe und die anschließende Vertretung. Daraus lässt sich ableiten, welche Einweisung und welche vereinfachten Ansichten Ihr Team braucht. Technische Anpassung und laufende Betreuung werden gesondert vereinbart.
Gibt es ein Limit, wie viele Benutzer wir anlegen können?
Die Community-Ausgabe kennt kein Lizenz-Limit pro Nutzer — anders als die Bezahl-Linie, die pro Kopf abrechnet. Die praktische Grenze setzt die Server-Ausstattung, und die planen wir passend zur Teamgröße.
Funktioniert die Übergabe an DATEV und das Steuerbüro?
Der verfügbare Übergabeweg hängt von Ausgabe, deutscher Landesanpassung und gegebenenfalls Zusatzmodulen ab. Wir prüfen mit Ihrem Steuerbüro die benötigten Daten und einen Musterexport. Ein allgemeiner Tabellenexport ist noch kein Nachweis für eine passende DATEV-Übergabe.
Und wenn wir irgendwann wieder raus wollen?
Für viele Datensätze stehen Exportmöglichkeiten bereit. Welche Angaben, Belege und Verknüpfungen vollständig übernommen werden können, wird mit Ihrem Bestand erprobt. Ein Datenexport ersetzt keine Sicherung der gesamten Anwendung.
Passt Odoo zu Ihrer Aufgabe?
Zeigen Sie mir, welche Datei oder welchen Vorgang Ihr Team mit Odoo bearbeiten soll. Ich prüfe daran, ob die benötigten Funktionen im vorgesehenen Betrieb verfügbar sind.
Im Angebot stehen Einrichtung, Datenübernahme, Einführung und laufende Betreuung jeweils mit ihrem Umfang. Eine Demo ersetzt diese Prüfung nicht.
Einsatz im Betrieb besprechen · 30 Minuten am Telefon, kostenfrei.