KIWI BOX · PROJEKTE
Projekte, die man kommen sieht
Wenn Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine gepflegt sind, kann das Team eine drohende Verzögerung früher einordnen. OpenProject kann diese Angaben am Auftrag zusammenführen. Ob daraus eine rechtzeitige Reaktion entsteht, hängt von der Planung und ihrer laufenden Bearbeitung ab.
Werkzeug in der Praxis
Aus dem Auftrag werden sichtbare Aufgaben
Ein Projekt ordnet Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine. Die gemeinsame Ansicht hilft zu erkennen, welcher Schritt gerade auf eine Entscheidung wartet.
So sieht das Ergebnis aus
Aufnahme einer vorbereiteten Testinstanz mit erfundenen Daten. Ein neu gestarteter Demobereich kann andere Beispieldaten enthalten. Das Beispielprojekt zeigt sieben Aufgaben vom Abstimmen der Holzart bis zur Vorbereitung der Rechnung.
Das Beispiel Schritt für Schritt
Der Platz im Arbeitsweg: Im gemeinsamen Arbeitsweg ordnet OpenProject Aufgaben und ihre Abfolge. Im Lehrfall M-026 soll die Arbeitsvorbereitung erst mit dem bestätigten Umfang und dem freigegebenen Stand beginnen.
Die folgenden weiteren Beispiele übertragen diese Aufgabe auf den Betriebsalltag.
Eine Aufgabe hat einen nächsten Schritt.
Bei gepflegter Zuständigkeit und Fälligkeit erkennt das Team, wer eine offene Klärung übernimmt.
Voraussetzungen werden sichtbar.
Eingerichtete Beziehungen können zeigen, welche Arbeit vor einer anderen abgeschlossen sein muss. Die Terminfolge wird bei Änderungen fachlich geprüft.
Die Vertretung kann den Stand einordnen.
Sind Aufgaben, Absprachen und Unterlagen am Projekt aktuell, findet eine zweite Person die gemeinsame Arbeitsgrundlage.
Wann diese Aufgabe im Betrieb auffällt
Das Material kommt eine Woche später, der Kollege vom zweiten Gewerk wusste nichts vom neuen Termin, und die Zusage an den Kunden steht in einer E-Mail, die keiner mehr findet. Jeder hat gearbeitet — nur nicht am selben Stand.
Die Angaben liegen an mehreren Orten und werden nicht nach derselben Regel aktualisiert. Dadurch kann eine Änderung unbemerkt auf den nächsten Arbeitsschritt wirken. OpenProject kann Zusammenhänge darstellen, wenn Aufgaben, Beziehungen und Zuständigkeiten eingerichtet und gepflegt sind. Ein Musterauftrag zeigt, welche Angaben Ihr Team tatsächlich benötigt.
Was OpenProject im Betriebsalltag übernimmt
Vor einer Montage muss das Team erkennen, ob die Voraussetzungen vorliegen. OpenProject kann Aufgaben, Termine und ihre Zusammenhänge gemeinsam darstellen. Welche Funktionen verfügbar sind, richtet sich nach Ausgabe und Einrichtung. Der vorgesehene Betrieb auf einem Server in Deutschland wird um Regeln für Sicherung, Zugriff und verbundene Dienste ergänzt.
Arbeitspakete mit Zuständigkeit und Termin
Jede Aufgabe wird als Arbeitspaket angelegt — mit Verantwortlichem, Status, Priorität und Fälligkeit. Wer wissen will, was ansteht, schaut in die Liste statt ins Postfach.
Zeitplan mit Abhängigkeiten
Eine Zeitleiste, auch Gantt-Diagramm genannt, kann Aufgaben und eingerichtete Beziehungen zeigen. Wie sich eine Terminänderung auf andere Aufgaben auswirkt, hängt von Beziehung und Planungseinstellung ab. Prüfen Sie den Zusammenhang an einem Musterauftrag.
Projekte je Kunde, Auftrag oder Baustelle
Ein Projekt bündelt Aufgaben, Termine, Beteiligte und Unterlagen eines Vorhabens. Größere Vorhaben lassen sich in Unterprojekte gliedern, bewährte Abläufe als Vorlage für den nächsten Auftrag nutzen.
Rechte für Team, Aushilfen und Externe
Wer ein Projekt sehen, bearbeiten oder nur mitlesen darf, regeln Rollen und Berechtigungen — auch Subunternehmer lassen sich gezielt einbinden, ohne Zugriff auf alles zu bekommen.
Kalender und Boards
Geplante Aufgaben erscheinen in einer Kalenderansicht und lassen sich über den offenen iCalendar-Standard in gängige Kalender-Programme einbinden. Wer lieber Karten schiebt, arbeitet auf dem Board mit Spalten wie „offen“, „in Arbeit“, „erledigt“.
Zeiten erfassen, Aufwände auswerten
Arbeitszeit lässt sich direkt auf ein Arbeitspaket buchen — als Grundlage für Abrechnung und Nachkalkulation, statt Stunden am Monatsende zu rekonstruieren.
Offizielle Funktionen und Editionsunterschiede
Die folgenden Funktionen beziehen sich auf die verlinkte Dokumentation. Welche davon für Ihren Einsatz eingerichtet sind, klären wir am konkreten Vorhaben.
Aufgaben und Termine verbinden
Arbeitspakete enthalten Zuständigkeit, Status und Termine. Hierarchien, Beziehungen und Gantt-Ansichten machen Abhängigkeiten sichtbar. Kalender und Projektübersichten ergänzen die Planung.
Die Durchführung begleiten
Boards, Besprechungen, Wiki und Dokumente verbinden Abstimmung und Arbeit. Zeit- und Kostenerfassung sowie Budgets unterstützen die Auswertung, wenn sie für den Betrieb eingerichtet sind.
Erweiterungen passend auswählen
Portfolioansichten, Ressourcenplanung und bestimmte Board-, Sicherheits- oder Integrationsfunktionen hängen von Edition und Zusatzangeboten ab. Community und Enterprise sind deshalb getrennt zu betrachten.
Zusätzliche Funktionen im Detail
Rund um Aufgaben und Zeitplan bringt OpenProject einiges mit, das im Betriebsalltag Umwege spart:
Meetings
Besprechungen mit Agenda und Protokoll
Termine bekommen eine feste Tagesordnung, Aufgaben hängen direkt als Agendapunkte daran, und das Protokoll entsteht gemeinsam im Termin — Ergebnisse landen dort, wo weitergearbeitet wird.
Budgets
Budget im Blick je Projekt
Sind Kosten- und Zeiterfassung im verwendeten Umfang eingerichtet, können gebuchte Werte mit der Planung verglichen werden. Die Aussage bleibt nur verlässlich, wenn Zeiten, Kosten und Änderungen vollständig nach der vereinbarten Regel gepflegt werden.
Benachrichtigungen
Eine Übersicht statt E-Mail-Flut
Änderungen, Erwähnungen und beobachtete Vorgänge sammeln sich in einer Benachrichtigungszentrale, dazu kommt auf Wunsch eine tägliche Zusammenfassung per E-Mail — statt einer Mail pro Änderung.
Dateianbindung
Dateien bleiben in Nextcloud
Mit einer unterstützten und eingerichteten Nextcloud-Verbindung können Dateien an Aufgaben verknüpft werden. Ausgabe, Berechtigungen und Zugriff werden gemeinsam getestet. Die Verknüpfung allein bestimmt noch nicht, welche Dateifassung fachlich gilt.
Projektwissen
Wiki direkt am Projekt
Jedes Projekt kann ein eigenes Wiki führen — Entscheidungen, Anleitungen und Absprachen liegen als hierarchische Seiten beim Projekt statt in verstreuten Word-Dateien.
Dashboard & eigene Felder
Startseite nach Ihrem Geschmack
Die Projekt-Startseite lässt sich aus Bausteinen frei zusammenstellen, und Formulare nehmen eigene Felder auf — etwa Ihre interne Auftragsnummer oder eine Freigabe-Stufe.
Planung ordnet Arbeit. Dateien und Zeiten ergänzen sie.
Werkzeuge nach der Aufgabe vergleichen
Planung ordnet Arbeit. Dateien und Zeiten ergänzen sie. Die Matrix trennt drei Aufgaben, die im Alltag oft im selben Vorgang vorkommen.
Nach der Bestätigung von M-026 braucht die Arbeitsvorbereitung einen nächsten Schritt und die gültige Zeichnung. Ein geplanter Aufwand ist noch keine gebuchte Arbeitszeit. Ob Planung und Zeiterfassung verbunden werden, hängt von Einrichtung und Arbeitsregel ab.
Prüfen Sie zuerst, welche dieser Aufgaben Ihr vorhandenes Programm bereits zuverlässig erfüllt. Für eine zusätzliche Anwendung sollten Zuständigkeit, Datenweg und laufende Pflege klar sein.
Eine einfache Vergleichsprobe
Geben Sie einer zweiten Person denselben erfundenen Vorgang. Sie soll das benötigte Ergebnis finden oder erstellen und erklären, welcher Stand gilt. Prüfen Sie auch Rechte, Export und den Weg bei einer fehlerhaften Übernahme.
Die folgenden Lernabschnitte zeigen die Arbeitsregeln. Danach können Sie den ersten Versuch auswählen.
Abhängigkeiten im Plan verstehen →
Beim Einrichten beachten
Ein Terminplan zeigt, was vor dem nächsten Schritt fertig sein muss
Die Montage steht für Donnerstag im Kalender. Das Material trifft jedoch später ein, während die Zeichnung bereits freigegeben ist. Einzelne Termine zeigen diesen Zusammenhang nicht. Ohne erkennbare Voraussetzungen wird möglicherweise ein Team eingeplant, das noch nicht anfangen kann. Eine Abhängigkeit hält fest, was vor dem nächsten Schritt vorliegen muss. So lässt sich gezielt prüfen, welche Zusagen von der Verzögerung betroffen sind.
Im Musterauftrag kann die Montage erst beginnen, wenn Zeichnung und Material vorliegen. Kommt das Material später, prüfen Sie die betroffenen Aufgaben gemeinsam. Eine Verschiebung der Montage muss nicht automatisch jeden anderen Vorgang betreffen.
Das Diagramm ist eine Darstellung der Voraussetzungen für den Montagebeginn, kein maßstäblicher Zeitplan. In OpenProject können Beziehungen zwischen Arbeitspaketen den Zusammenhang abbilden. Wie Termine darauf reagieren, hängt von den gewählten Beziehungen und Planungseinstellungen ab.
Hilfestellung anzeigen
Wählen Sie einen Auftrag und zeichnen Sie nur die fachlich notwendigen Abhängigkeiten. Verknüpfen Sie nicht pauschal alles mit allem; sonst verliert der Plan seine Aussage.
Funktion nachlesen: OpenProject: Beziehungen. Die Beispiele beschreiben eine mögliche Arbeitsweise.
„Fertig“ braucht ein gemeinsames Prüfkriterium
Der Einkauf markiert „Material bereit“, weil die Bestellung abgeschickt ist. Die Montage versteht darunter Ware im Lager und plant den Einsatz. Beide lesen denselben Status, meinen aber ein anderes Ergebnis. Das kann einen unnötigen Anfahrts- oder Abstimmungsaufwand auslösen. Definieren Sie wichtige Abschlüsse deshalb so, dass die nächste Person darauf arbeiten kann: Material tatsächlich verfügbar, benötigte Menge geprüft, Abweichungen sichtbar.
Für „Material bereit“ reicht ein ausgelöster Einkauf nicht. Das benötigte Material muss tatsächlich verfügbar und die Menge geprüft sein. Eine Abweichung bleibt als offener Punkt sichtbar.
Die Matrix nennt Beispiele für solche Kriterien. Sie sind keine fertige Vorlage für jedes Gewerk. Entscheidend ist, dass Auftraggeber und nächste bearbeitende Person dasselbe unter dem Status verstehen.
Hilfestellung anzeigen
Ersetzen Sie es für diese Aufgabe durch ein überprüfbares Ergebnis. Eine zweite Person sollte erkennen können, ob das Kriterium erfüllt ist.
Offen, überprüfbar, in Ihrer Hand
Die Community-Ausgabe von OpenProject steht unter GPLv3. Andere Ausgaben und Zusatzleistungen haben eigene Bedingungen. Für die Kiwi Box werden Betriebsumfang, Serverstandort, Sicherungen und Datenverbindungen passend zum Auftrag vereinbart.
Zum Weiterlesen in der offiziellen Dokumentation (deutsch):
OpenProject ist ein Produkt der OpenProject GmbH. Die Kiwi Box ist ein Angebot von Arnold Pereta und steht in keiner Partnerschaft mit dem Hersteller — wir richten die freie Community-Ausgabe für Ihren Betrieb ein und betreiben sie.
Mehr aus der Kiwi Box: Odoo · Nextcloud · LibreChat · Outline · Paperless-ngx · DocuSeal
Probieren Sie es aus — direkt im Browser
Die Kiwi-Box-Demo enthält ein vorbereitetes Projekt mit acht Aufgaben und Terminen — ein Auftrag zum Anfassen, mit eigenem Bereich für Ihren Besuch.
- Öffnen Sie die Kachel „Projekte“ und darin das Musterprojekt.
- Gehen Sie die acht Arbeitspakete durch: Zuständigkeit, Status, Fälligkeit.
- Wechseln Sie in die Gantt-Ansicht und sehen Sie sich die zeitliche Anordnung an.
- Öffnen Sie ein einzelnes Arbeitspaket und lesen Sie die Detailansicht.
- Verschieben Sie testweise einen Termin und beobachten Sie die Zeitleiste.
Was ist in der Demo tatsächlich vorbereitet?
Die Kiwi-Demo dient dem Erproben vorbereiteter Projekte und Aufgaben. Eine vollständige Ressourcen-, Kosten- oder Unternehmensplanung entsteht erst durch passende Daten, Rollen und Einstellungen. Die offizielle Editionsübersicht ist maßgeblich, wenn Sie eine bestimmte Funktion verbindlich benötigen.
Geprüfte Informationsgrundlagen, Stand 13. Oktober 2026:
Eine eigene Aufgabe sinnvoll erproben
Ein überschaubarer Auftrag zeigt, ob Status, Termine und Zuständigkeiten für Ihr Team verständlich sind. Für die Einführung empfehlen wir:
Einen begrenzten Auftrag erproben.
Prüfen Sie Anlage, Bearbeitung, Änderung und Übergabe mit den tatsächlich beteiligten Personen.
Nur benötigte Angaben verwenden.
Jedes Pflichtfeld braucht einen erkennbaren Zweck. Unnötige Eingaben werden vermieden, damit die wichtigen Stände gepflegt werden können.
Hinweise nach Aufgabe einstellen.
Die zuständige Person soll relevante Änderungen sehen. Welche Benachrichtigungen und Zusammenfassungen dafür passen, wird am verwendeten Umfang getestet.
Ausgabe und Anforderungen abgleichen.
Community- und kostenpflichtige Ausgaben unterscheiden sich im Umfang. Besondere Kalender-, Planungs-, Anmelde- oder Anbindungsfunktionen werden vor der Entscheidung geprüft. Die nötige Einweisung richtet sich nach Ihrem Ablauf, nicht nach einer pauschal zugesagten Lernzeit.
Häufige Fragen zu OpenProject in der Kiwi Box
Was kostet OpenProject — gibt es ein Nutzerlimit?
Die eingesetzte Community-Ausgabe ist quelloffen (GPLv3), kostenlos und ohne Nutzer- oder Projektlimit — auch Aushilfen und Saisonkräfte kosten keine zusätzliche Lizenz. Was der Betrieb in der Kiwi Box kostet, klären wir im Erstgespräch.
Bleiben Projekt- und Kundendaten bei uns?
Für die Kiwi Box ist OpenProject auf einem Server in Deutschland vorgesehen. Sicherungen, Benachrichtigungen, Dateiverbindungen und Zugriffsrechte werden zusätzlich betrachtet. Erst die konkrete Einrichtung beschreibt den vollständigen Datenweg.
Wir planen heute mit Excel — lässt sich das übernehmen?
OpenProject bietet unter anderem eine Excel-Anbindung und dokumentierte Wege für den Umstieg von anderen Werkzeugen. Wie aufwendig die Übernahme Ihrer Daten wird, prüfen wir im Erstgespräch.
Ist das nicht zu groß für einen kleinen Betrieb?
Beginnen Sie in der Demo mit einer Aufgabe, einer zuständigen Person und einem Termin. Danach prüfen Sie, ob Beziehungen oder weitere Ansichten für Ihren Ablauf gebraucht werden. Wie viel Einweisung nötig ist, zeigt die gemeinsame Arbeit an einem Musterauftrag.
Spielt OpenProject mit den anderen Kiwi-Box-Anwendungen zusammen?
OpenProject ist der Projekt-Baustein neben Kundenverwaltung, Dateien und Wissenssammlung. Welche Verbindungen für Ihren Betrieb sinnvoll sind, besprechen wir im Erstgespräch.
Wir sind nur acht bis zehn Leute — lohnt sich das?
Die Eignung hängt vor allem von der Aufgabe ab: Müssen mehrere Beteiligte, Termine und Voraussetzungen koordiniert werden? Ein kleines Team kann dies ebenso brauchen wie ein größeres. Bei einer einfachen Liste wird zuerst geprüft, ob ein schlankerer vorhandener Weg genügt.
Wie schnell kommen Excel- und Trello-Gewohnte damit klar?
Das Team erprobt die tatsächlich benötigten Aufgaben in einer begrenzten Einrichtung. Daraus wird der Einweisungsbedarf abgeleitet. Zuständigkeit, Statusregeln und Pflege gehören dazu; sie lassen sich nicht allein durch technische Voreinstellungen ersetzen.
Gibt es eine Handy-App?
Auf dem Handy können Sie OpenProject über den Browser nutzen. Prüfen Sie die benötigten Aufgaben auf den tatsächlichen Geräten Ihres Teams. Ob zusätzlich eine mobile App für Ihren Einsatz passt, wird anhand des aktuellen Funktionsumfangs und eines gemeinsamen Tests entschieden.
Funktioniert das auch für Bau- oder Marketing-Projekte statt Software?
Arbeitspakete, Zuständigkeiten und Termine können auch Vorhaben außerhalb der Softwareentwicklung beschreiben. Prüfen Sie mit einem Auftrag Ihres Betriebs, ob die verwendeten Begriffe und Ansichten für die beteiligten Personen verständlich sind.
Passt OpenProject zu Ihrer Aufgabe?
Zeigen Sie mir, welche Datei oder welchen Vorgang Ihr Team mit OpenProject bearbeiten soll. Ich prüfe daran, ob die benötigten Funktionen im vorgesehenen Betrieb verfügbar sind.
Im Angebot stehen Einrichtung, Datenübernahme, Einführung und laufende Betreuung jeweils mit ihrem Umfang. Eine Demo ersetzt diese Prüfung nicht.
Einsatz im Betrieb besprechen · 30 Minuten am Telefon, kostenfrei.